Une facture mal rédigée peut coûter cher. Pour un auto-entrepreneur, une mention manquante expose à une amende de 15 € par mention absente, voire à un redressement fiscal si l’administration estime que la comptabilité n’est pas en ordre. Autant dire que savoir facturer correctement n’est pas une option.
La bonne nouvelle : les règles sont précises, stables, et finalement assez simples à appliquer. Ce qui suit couvre l’essentiel — les mentions obligatoires, la numérotation, le cas particulier de la TVA et les outils pour automatiser tout ça sans y passer une heure à chaque client.
Les mentions obligatoires sur une facture d’auto-entrepreneur
Ce que la loi exige sur chaque document
Toute facture émise par un auto-entrepreneur doit comporter un ensemble de mentions légales. Pas de marge ici : le Code du commerce est explicite. Voici ce qui doit figurer sur chaque document :
- Vos nom et prénom (ou dénomination commerciale) et adresse
- Votre numéro SIRET (14 chiffres, attribué à l’immatriculation)
- Le code APE/NAF correspondant à votre activité
- La mention « dispensé d’immatriculation au RCS » ou « au RM » selon votre secteur
- Les coordonnées complètes du client (nom, adresse)
- La date d’émission et un numéro de facture unique et séquentiel
- La description précise des prestations ou produits
- Le prix unitaire HT, la quantité, et le total
- La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise de base
- Les conditions de règlement : délai, mode de paiement, pénalités de retard
Le numéro de facture mérite une attention particulière. Il doit suivre une chronologie sans trou : pas question de passer de FA-2024-007 à FA-2024-009 parce qu’un client a annulé. Dans ce cas, on émet une facture d’annulation ou un avoir — on ne supprime pas.
La mention TVA est le point qui surprend le plus les nouveaux auto-entrepreneurs. Tant que votre chiffre d’affaires ne dépasse pas 36 800 € pour les services (ou 91 900 € pour la vente de marchandises) en 2024, vous êtes en franchise de base : vous ne facturez pas de TVA, mais vous ne la récupérez pas non plus sur vos achats. Cette phrase doit apparaître textuellement sur chaque facture.
Si vous travaillez avec des professionnels et souhaitez soigner votre image dès le départ, pensez aussi à bien choisir votre dénomination commerciale — un sujet traité en détail dans cet article sur l’auto-entrepreneur facturation et la raison sociale d’entreprise.
Numérotation, délais et outils pratiques
Numéroter ses factures sans s’emmêler
La numérotation séquentielle est obligatoire, mais aucun format n’est imposé. Vous pouvez utiliser FA-001, 2024-001, ou DUPONT-2024-001 — l’important est que la suite soit logique et sans interruption. Beaucoup d’auto-entrepreneurs partent sur une base annuelle (001 au 1er janvier, remise à zéro chaque année). C’est lisible et simple à archiver.
Gardez un double de chaque facture pendant 10 ans. C’est la durée légale de conservation pour les documents comptables. Un classeur chronologique ou un dossier numérique bien nommé suffit — pas besoin de logiciel complexe au démarrage.
Délais de paiement et pénalités
Entre professionnels, le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de la réception de la facture, sauf accord écrit contraire (maximum 60 jours date de facture, ou 45 jours fin de mois). Si votre client est un particulier, vous fixez librement le délai.
Trois mentions sont obligatoires dans les conditions de règlement :
- Le taux des pénalités de retard (minimum : taux directeur BCE + 10 points, soit environ 14 % en 2024)
- L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € due en cas de retard
- L’escompte en cas de paiement anticipé (même si vous n’en accordez pas, précisez « escompte pour paiement anticipé : néant »)
Ces mentions semblent techniques, mais elles protègent. Un client qui voit ces lignes sait que vous connaissez vos droits — ça accélère souvent les paiements.
Quel outil pour facturer ?
Le tableur Excel fait le job au démarrage, à condition de maintenir la numérotation à la main et de ne pas effacer accidentellement une ancienne facture. Pour aller plus vite, des logiciels comme Freebe, Indy ou Facture.net génèrent automatiquement le numéro, pré-remplissent les mentions légales et archivent tout. Freebe, par exemple, cible spécifiquement les indépendants et auto-entrepreneurs avec une version gratuite jusqu’à 3 clients actifs.
L’avantage de ces outils : zéro risque d’oublier la mention TVA ou de créer un doublon de numéro. Le gain de temps sur l’année est réel — compter environ 15 à 20 minutes par facture en manuel contre 3 à 5 minutes avec un outil dédié.
Questions fréquentes
Un auto-entrepreneur peut-il facturer en euros ET en devises étrangères ?
Oui, mais la facture doit toujours mentionner le montant en euros si le client est basé en France. Pour un client étranger, vous pouvez libeller la facture dans la devise du client (dollar, livre sterling…), à condition d’indiquer le taux de conversion appliqué ou de préciser que le règlement sera effectué au cours du jour. Conservez le détail du calcul pour votre comptabilité.
Que faire si un client refuse de payer une facture ?
En cas de non-paiement, la première étape est une relance amiable par écrit (mail avec accusé de lecture, puis lettre recommandée). Si le litige persiste, vous pouvez saisir le tribunal compétent via une procédure d’injonction de payer, rapide et peu coûteuse pour les créances inférieures à 5 000 €. Les pénalités de retard mentionnées sur la facture s’appliquent dès le premier jour de retard, sans mise en demeure préalable.
Est-ce qu’un auto-entrepreneur peut déduire la TVA sur ses achats ?
Non, pas tant qu’il est en franchise de base de TVA. Il ne collecte pas de TVA sur ses ventes, mais ne peut pas non plus récupérer la TVA payée sur ses achats professionnels (matériel, logiciels, etc.). Si le chiffre d’affaires dépasse les seuils légaux, l’assujettissement à la TVA devient obligatoire et la récupération redevient possible.
Combien de temps conserver ses factures en tant qu’auto-entrepreneur ?
La durée légale de conservation des factures est de 10 ans pour les documents commerciaux. Cette obligation s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues (fournisseurs). En cas de contrôle fiscal, l’administration peut demander à consulter l’ensemble de ces pièces. Un archivage numérique sécurisé (cloud ou disque externe sauvegardé) est conseillé pour éviter toute perte.
Peut-on émettre une facture avant d’avoir réalisé la prestation ?
Oui, c’est une facture d’acompte (ou facture de dépôt). Elle mentionne clairement qu’il s’agit d’un acompte, le montant versé, et le solde restant dû. Une facture de solde est ensuite émise à la fin de la prestation, en déduisant l’acompte déjà réglé. Cette pratique est fréquente dans les métiers du bâtiment, de l’événementiel ou du conseil.